חשיבות מגרסה במשרד

הקטגוריה של ציוד משרדי כוללת בתוכה הרבה מאוד דברים, חלק מהם הוא ציוד הכרחי וחלק ציוד מותרות, אך מגרסה היא חובה בכל משרד.

התפקדי העיקרי של המגרסה הוא להשמיד מסמכים כדי שלא נוכל לשחזר את הכתוב בהם.

כיום ישנה תודעה גבוהה לחשיבות של אבטחת מידע. במשרדים מודפסים מדי יום מסמכים אשר יכולים להכיל מידע רגיש ומסווג על חברות וארגונים, פרטים אישיים של לקוחות, מידע צבאי, ממשלתי וכדומה. במקרה שהמסמכים האלו יפלו לידיים הלא נכונות יכול להיגרם נזק רב עד כדי איום על בטחון המדינה. לכן ישנה חשיבות רבה לגרוס ולהשמיד את המסמכים המסווגים.

כאשר באים לבחור מגרסה חשוב לשים לב לנושא הבטיחות. המגרסה בנוייה ממערכת סכינים חזקה בשביל להשמיד את הדפים אך בשימוש לא נכון או בפגמים במכונה היא יכולה לפגוע באנשים המשתמשים בה. חשוב לבדוק שהאדם לא יכול לגשת לסכינים וכן שהמגרסה סגורה.

בנוסף, ישנו מגוון רחב של מגרסות לשימושים שונים. המאפיינים המשתנים הם גודל מיכל האחסון, העובי שהמגרסה יכולה לגרוס, צורת הגריסה וכו'. בחירת המגרסה תלויה בצרכי המשרד ובכמות המסמכים אותה היא משמידה מדי יום. בנוסף ישנן מגרסות שיכולות לגרוס גם חומרים אחרים מלבד נייר כגון דיסקים או מגנטים, וכן מגרסות אשר גורסות את המסמכים לפתיתים קטנים. ככל שהחלקים קטנים יותר, קשה יותר לשחזר את המסמך וכך אבטחת המידע נשמרת.

ניתן להשיג מגרסות בכל חנות מובחרת של ציוד משרדי. מומלץ לעשות השוואות באינטרנט או להתייעץ עם מומחים לפני שרוכשים מגרסה כדי שהיא תהיה איכותית, תתאים לצרכים של המשרד ותהיה הוגנת במחיר. 

יתרונות לוח מחיק במשרד

כיום לוח מחיק הוא אחד האביזרים הפופולאריים ביותר בקטגוריית ציוד משרדי הנמצאים בעסקים ובחברות.

יש לו שימושים רבים היכולים להביא תועלת למשרד ולאנשים העובדים בו.

סיעור מוחות – הלוח המחיק הוא כלי תקשורת ויזואלי שיכול לעזור ולהקל בזמן חשיבה קבוצתית וסיעור מוחות. בעזרתו המחשבות יוכלו בעתיד להפוך לתהליכים הקורים בארגון. ניתן להוסיף אליו דברים ולשנות את הכיתוב בכל זמן. בנוסף ניתן להשתמש בטושים בצבעים שונים להדגשה. השימוש בלוח המחיק יכול לגרום לכל אחד להביע את דעותיו ורעיונותיו ולאגד את כולם באופן מסודר. ניתן לצלם את הלוח בכל שלב וכך נשאר תיעוד שלאחריו ניתן למחוק את הלוח ולהתחיל מחדש.

תכנון – ישנם לוחות מחיקים ייעודיים לתכנון, כשאר הלוח מחולק לפי ימים בשבוע, ימים בחודש או חודשים בשנה. לוח תכנון מחיק הוא יתרון מכיוון שניתן לשנות את התכנים הכתובים לפי הצורך, לסמן ולהדגיש דברים חשובים ולקבוע יעדים לעבודה לטווח הארוך. בנוסף אפשר להשתמש בו כיומן ולכתוב בו תזכורות, פגישות וכדומה.

לוח מחיק מגנטי – ישנם לוחות מחיקים אשר משמשים גם כלוח מגנטי ואפשר להשתמש בהם כלוח מודעות, תליית פתקים ותמונות.

הלוח המחיק עשוי מחומר הנקרא לביד, ומצופה בפורמייקה השומרת על הלוח לאורך זמן. הכתיבה על הלוח אפשרית בעזרת טושים מחיקים, אשר מחיקתם נעשית בקלות והם לא יוצרים אבק או תחושות גירויים כמו לוח גיר.

בנוסף ליתרונות השימושיים שיש ללוח המחיק הוא גם דקורטיבי ויכול לתרום לעיצוב המשרד וליצור סביבת עבודה יעילה וחיובית. שימוש בלוח מחיק נעשה גם בבתי הספר ואפילו בבתים לשימושים פרטיים.

חשיבות הסדר והארגון במשרד

בכל עסק, קטן או גדול, דרוש ציוד משרדי בכדי לשמור על הארגון והסדר במשרד. ככל שסביבת העבודה מסודרת נכון ונעימה, כך העובדים מרגישים טוב יותר ועובדים ביתר יעילות.

יש לשים לב לכמה דגשים כאשר חושבים ומתחילים לעבוד על סידור המשרד:

סידור – חשוב שחלל המשרד וכן שולחן העבודה יהיה תמיד מסודר ומאורגן. בכדי להקל על הסדר אפשר להקצות מקום על השולחן לכל דבר נחוץ, מקום למחשב, מקום למסמכים, מקום לכלי כתיבה וכדומה. בנוסף מומלץ לחשוב על סידור כל החלל של המשרד לפי פינות, לדוגמה, פינה של מכשירים חשמליים עם מדפסת, פקס, מכונת אלימינציה, מכונת כריכה, פינה למטבחון עם כיבוד וקפה ועוד.

אבזור – את המקומות שהגדרנו לפי הצרכים שלנו יש לאבזר בציוד מתאים. לדוגמה, בכדי לשמור על סדר במסמכים אפשר להיעזר בתיקיות, קלסרים או מגשיות. יש כלים ייעודיים לסידור של כלי כתיבה וכדומה.

ריהוט – חשוב לרהט את המשרד בצורה נכונה ונוחה כדי לשמור על הסדר ועל הנוחות של העובדים. חשוב לבחור שולחנות מספיק גדולים, כיסאות נוחים ומספיק מקומות אחסון כגון ארונות ומגירות. בנוסף יש לדאוג לכלי ניקוי, פחים ומגרסות. גם עיצוב המשרד יכול לתרום לאווירה טובה, ולכן חשוב לבחור ריהוט שמשתלב אחד עם השני בצבעים נעימים.

לסיכום, ראינו שבחירת ציוד משרדי וריהוט למשרד הוא דבר שיש לחשוב עליו ולתכנן אותו בכדי לשמור על הצרכים שלנו וכן לא לבזבז יותר מדי כסף. חשיבות הסדר והארגון רבה מכיוון שהיא נותנת מוטיבציה לעובדים שכן הם מרגישים בנוח בסביבת העבודה שלהם ומצוידים בכל הכלים הנדרשים כדי לבצע את עבודתם על הצד הטוב ביותר.