חשיבות הריהוט והציוד המשרדי

בעולם העסקים וההיי טק של היום שמים יותר ויותר דגש וחשיבות על הריהוט והציוד המשרדי במשרד. לבחירת הריהוט והציוד המשרדי חשיבות גדולה שבאה לידי ביטוי במספר אופנים. תחילה, ריהוט וציוד משרדי שמתאים לאופי המשרד מייעל את העבודה ומאפשר לעובדים לעשות את עבודתם בנוחות. העובדים שנמצאים במשרד שעות רבות ביום צריכים להרגיש בו נוח ולכן גם עיצוב המשרד וגם מלאי הציוד המשרדי צריכים להתאים לו ולאופי עבודתו. כך העובד ייהנה להגיע למשרד בבוקר והמוטיבציה שלו לעבודה והתפוקה שלו יגדלו. שנית, באמצעות המראה של המשרד, הריהוט שלו והציוד שנמצא בו ניתן ליצור רשמים שונים בכדי להרשים את הלקוחות ולהראות על רצינות, סדר ואחריות.

הריהוט והציוד המשרדי משלבים גם ויזואליות וגם פונקציונאליות. מלבד המראה של הפרטים, חשוב לבחור ציוד משרדי שמתאים לאופי המשרד ולעבודה הנעשית בו. בין היתר ציוד משרדי כולל בתוכו עמדות עבודה, כיסאות ושולחנות, מכשור ומיכון משרדי, מקומות אחסון ושאר ציוד שהמשרד עושה בו שימוש ביום יום.

לפניכם רשימה של ציוד משרדי שיכול לעזור לעסק שלכם לצמוח:

כיסא מנהלים – כיסא מנהלים הוא בין הפריטים החשובים ביותר שצריך לבחור מכיוון שהוא צריך להתאים באופן אישי למנהל. המנהל שיושב על הכיסא רוב שעות היום צריך תמיכה מרובה בכדי לא לגרום נזקים לגב או לרגליים. לכן חשוב לבחור כיסא איכותי. הצעה זו תקפה כמובן גם למנהלים וגם לשאר העובדים במשרד.

לוח מחיק – לוח מחיק במשרד או בחדר ישיבות יכול לגרום לצוות שלכם להתגבש ולחשוב ביחד על פתרונות לבעיות או רעיונות חדשים. באמצעות הלוח המחיק ניתן להעלות את הרעיונות של כולם על כתב, והכל גלוי ופתוח כך שכולם מרגישים חלק מהצוות.

מכונת למינציה – מכונה זו עוטפת מסמכים בניילון אשר נצמד אליהם בחום גבוה והמסמכים הופכים להיות קשיחים יותר ועמידים יותר. מכונה זו יכולה לעזור לכם לשמור על מסמכים לאורך זמן, להגן על מסמכים שעוברים מיד ליד ועוד.

פתרונות לאחסון מידע במשרד

בכל משרד ועסק ניתן למצוא המון סוגים של מידע ומסמכים: חוזי עבודה, הסכמים עם לקוחות וספקים, חשבוניות ודוחו"ת ועוד. ניהול וסידור המידע הוא קריטי ביותר בכדי שתוכלו להתמצא בכל המסמכים ולהוציא כל פעם את המסמכים הנדרשים בקלות וביעילות. על הארגון והאחסון להיות חכם, כלומר לנצל כראוי את שטחי האחסון בכדי לחסוך מקום, כסף ובלגן.

הפתרון הפשוט לאחסון מידע מודפס ומסכים הוא בתיקיות ובקלסרים. כיצד תוכלו לנצל את ציוד משרדי זה בצורה חכמה?

חיסכון בהוצאות – תיקיות וקלסרים הם מבין הציוד המשרדי הזול ביותר שתוכלו למצוא. ארגון המסמכים בקלסרים שונים, כאשר לכל קלסר יש תג אישי עליו אתם יכולים לכתוב אילו מסמכים ניתן למצוא בקלסר, הוא פשוט, זול ונוח. יש קלסרים ותיקיות בעיצובים קלאסיים אשר משדרים מקצועיות, וניתן להציג אותם גם בארונית או במדפים פתוחים.

חסכון במקום – בעיקרון התיקיות והקלסרים לא תופסים הרבה מקום, אך אם המקום שלכם ממש מצומצם ישנם פטנטים שונים לאחסון כגון קלסרים שמתפרקים או תיקיות דקות במיוחד. ניתן למיין את המסמכים שבידיכם ולהשתמש בקלסר אחד ולו מספר חוצצים אשר מבדילים בין הנושאים השונים.

סדר וארגון – סידור המסמכים בתיקיות ובקלסרים נוח לשימוש כיוון שבכל מצב אפשר לבוא ולהוציא את המסמך שאתם צריכים. חשוב כמובן לשמור על סדר, לארגן כל מסמך במקום ואף לסדר אותם לפי תאריכים. אפשר להחליט שלכל קלסר צבע שונה המסמל את המסמכים שיש בפנים (אדום ללקוחות, צהוב לספקים וכו'). חשוב לתייק כל מסמך חדש במקומו כדי שלא ייווצר בלגן. שיטת עבודה זו היא נוחה ויעילה ולא דורשת מאמץ רב, והמסמכים מסודרים ומאורגנים כך שהמטרה הושגה.

חשיבות מגרסה במשרד

הקטגוריה של ציוד משרדי כוללת בתוכה הרבה מאוד דברים, חלק מהם הוא ציוד הכרחי וחלק ציוד מותרות, אך מגרסה היא חובה בכל משרד.

התפקדי העיקרי של המגרסה הוא להשמיד מסמכים כדי שלא נוכל לשחזר את הכתוב בהם.

כיום ישנה תודעה גבוהה לחשיבות של אבטחת מידע. במשרדים מודפסים מדי יום מסמכים אשר יכולים להכיל מידע רגיש ומסווג על חברות וארגונים, פרטים אישיים של לקוחות, מידע צבאי, ממשלתי וכדומה. במקרה שהמסמכים האלו יפלו לידיים הלא נכונות יכול להיגרם נזק רב עד כדי איום על בטחון המדינה. לכן ישנה חשיבות רבה לגרוס ולהשמיד את המסמכים המסווגים.

כאשר באים לבחור מגרסה חשוב לשים לב לנושא הבטיחות. המגרסה בנוייה ממערכת סכינים חזקה בשביל להשמיד את הדפים אך בשימוש לא נכון או בפגמים במכונה היא יכולה לפגוע באנשים המשתמשים בה. חשוב לבדוק שהאדם לא יכול לגשת לסכינים וכן שהמגרסה סגורה.

בנוסף, ישנו מגוון רחב של מגרסות לשימושים שונים. המאפיינים המשתנים הם גודל מיכל האחסון, העובי שהמגרסה יכולה לגרוס, צורת הגריסה וכו'. בחירת המגרסה תלויה בצרכי המשרד ובכמות המסמכים אותה היא משמידה מדי יום. בנוסף ישנן מגרסות שיכולות לגרוס גם חומרים אחרים מלבד נייר כגון דיסקים או מגנטים, וכן מגרסות אשר גורסות את המסמכים לפתיתים קטנים. ככל שהחלקים קטנים יותר, קשה יותר לשחזר את המסמך וכך אבטחת המידע נשמרת.

ניתן להשיג מגרסות בכל חנות מובחרת של ציוד משרדי. מומלץ לעשות השוואות באינטרנט או להתייעץ עם מומחים לפני שרוכשים מגרסה כדי שהיא תהיה איכותית, תתאים לצרכים של המשרד ותהיה הוגנת במחיר. 

יתרונות לוח מחיק במשרד

כיום לוח מחיק הוא אחד האביזרים הפופולאריים ביותר בקטגוריית ציוד משרדי הנמצאים בעסקים ובחברות.

יש לו שימושים רבים היכולים להביא תועלת למשרד ולאנשים העובדים בו.

סיעור מוחות – הלוח המחיק הוא כלי תקשורת ויזואלי שיכול לעזור ולהקל בזמן חשיבה קבוצתית וסיעור מוחות. בעזרתו המחשבות יוכלו בעתיד להפוך לתהליכים הקורים בארגון. ניתן להוסיף אליו דברים ולשנות את הכיתוב בכל זמן. בנוסף ניתן להשתמש בטושים בצבעים שונים להדגשה. השימוש בלוח המחיק יכול לגרום לכל אחד להביע את דעותיו ורעיונותיו ולאגד את כולם באופן מסודר. ניתן לצלם את הלוח בכל שלב וכך נשאר תיעוד שלאחריו ניתן למחוק את הלוח ולהתחיל מחדש.

תכנון – ישנם לוחות מחיקים ייעודיים לתכנון, כשאר הלוח מחולק לפי ימים בשבוע, ימים בחודש או חודשים בשנה. לוח תכנון מחיק הוא יתרון מכיוון שניתן לשנות את התכנים הכתובים לפי הצורך, לסמן ולהדגיש דברים חשובים ולקבוע יעדים לעבודה לטווח הארוך. בנוסף אפשר להשתמש בו כיומן ולכתוב בו תזכורות, פגישות וכדומה.

לוח מחיק מגנטי – ישנם לוחות מחיקים אשר משמשים גם כלוח מגנטי ואפשר להשתמש בהם כלוח מודעות, תליית פתקים ותמונות.

הלוח המחיק עשוי מחומר הנקרא לביד, ומצופה בפורמייקה השומרת על הלוח לאורך זמן. הכתיבה על הלוח אפשרית בעזרת טושים מחיקים, אשר מחיקתם נעשית בקלות והם לא יוצרים אבק או תחושות גירויים כמו לוח גיר.

בנוסף ליתרונות השימושיים שיש ללוח המחיק הוא גם דקורטיבי ויכול לתרום לעיצוב המשרד וליצור סביבת עבודה יעילה וחיובית. שימוש בלוח מחיק נעשה גם בבתי הספר ואפילו בבתים לשימושים פרטיים.

חשיבות הסדר והארגון במשרד

בכל עסק, קטן או גדול, דרוש ציוד משרדי בכדי לשמור על הארגון והסדר במשרד. ככל שסביבת העבודה מסודרת נכון ונעימה, כך העובדים מרגישים טוב יותר ועובדים ביתר יעילות.

יש לשים לב לכמה דגשים כאשר חושבים ומתחילים לעבוד על סידור המשרד:

סידור – חשוב שחלל המשרד וכן שולחן העבודה יהיה תמיד מסודר ומאורגן. בכדי להקל על הסדר אפשר להקצות מקום על השולחן לכל דבר נחוץ, מקום למחשב, מקום למסמכים, מקום לכלי כתיבה וכדומה. בנוסף מומלץ לחשוב על סידור כל החלל של המשרד לפי פינות, לדוגמה, פינה של מכשירים חשמליים עם מדפסת, פקס, מכונת אלימינציה, מכונת כריכה, פינה למטבחון עם כיבוד וקפה ועוד.

אבזור – את המקומות שהגדרנו לפי הצרכים שלנו יש לאבזר בציוד מתאים. לדוגמה, בכדי לשמור על סדר במסמכים אפשר להיעזר בתיקיות, קלסרים או מגשיות. יש כלים ייעודיים לסידור של כלי כתיבה וכדומה.

ריהוט – חשוב לרהט את המשרד בצורה נכונה ונוחה כדי לשמור על הסדר ועל הנוחות של העובדים. חשוב לבחור שולחנות מספיק גדולים, כיסאות נוחים ומספיק מקומות אחסון כגון ארונות ומגירות. בנוסף יש לדאוג לכלי ניקוי, פחים ומגרסות. גם עיצוב המשרד יכול לתרום לאווירה טובה, ולכן חשוב לבחור ריהוט שמשתלב אחד עם השני בצבעים נעימים.

לסיכום, ראינו שבחירת ציוד משרדי וריהוט למשרד הוא דבר שיש לחשוב עליו ולתכנן אותו בכדי לשמור על הצרכים שלנו וכן לא לבזבז יותר מדי כסף. חשיבות הסדר והארגון רבה מכיוון שהיא נותנת מוטיבציה לעובדים שכן הם מרגישים בנוח בסביבת העבודה שלהם ומצוידים בכל הכלים הנדרשים כדי לבצע את עבודתם על הצד הטוב ביותר.