פתרונות לאחסון מידע במשרד

בכל משרד ועסק ניתן למצוא המון סוגים של מידע ומסמכים: חוזי עבודה, הסכמים עם לקוחות וספקים, חשבוניות ודוחו"ת ועוד. ניהול וסידור המידע הוא קריטי ביותר בכדי שתוכלו להתמצא בכל המסמכים ולהוציא כל פעם את המסמכים הנדרשים בקלות וביעילות. על הארגון והאחסון להיות חכם, כלומר לנצל כראוי את שטחי האחסון בכדי לחסוך מקום, כסף ובלגן.

הפתרון הפשוט לאחסון מידע מודפס ומסכים הוא בתיקיות ובקלסרים. כיצד תוכלו לנצל את ציוד משרדי זה בצורה חכמה?

חיסכון בהוצאות – תיקיות וקלסרים הם מבין הציוד המשרדי הזול ביותר שתוכלו למצוא. ארגון המסמכים בקלסרים שונים, כאשר לכל קלסר יש תג אישי עליו אתם יכולים לכתוב אילו מסמכים ניתן למצוא בקלסר, הוא פשוט, זול ונוח. יש קלסרים ותיקיות בעיצובים קלאסיים אשר משדרים מקצועיות, וניתן להציג אותם גם בארונית או במדפים פתוחים.

חסכון במקום – בעיקרון התיקיות והקלסרים לא תופסים הרבה מקום, אך אם המקום שלכם ממש מצומצם ישנם פטנטים שונים לאחסון כגון קלסרים שמתפרקים או תיקיות דקות במיוחד. ניתן למיין את המסמכים שבידיכם ולהשתמש בקלסר אחד ולו מספר חוצצים אשר מבדילים בין הנושאים השונים.

סדר וארגון – סידור המסמכים בתיקיות ובקלסרים נוח לשימוש כיוון שבכל מצב אפשר לבוא ולהוציא את המסמך שאתם צריכים. חשוב כמובן לשמור על סדר, לארגן כל מסמך במקום ואף לסדר אותם לפי תאריכים. אפשר להחליט שלכל קלסר צבע שונה המסמל את המסמכים שיש בפנים (אדום ללקוחות, צהוב לספקים וכו'). חשוב לתייק כל מסמך חדש במקומו כדי שלא ייווצר בלגן. שיטת עבודה זו היא נוחה ויעילה ולא דורשת מאמץ רב, והמסמכים מסודרים ומאורגנים כך שהמטרה הושגה.